D u n i a M a y a

PERENCANAAN EFEKTIF
Kaidah Perencanaan: “Gagal merencanakan, berarti merencanakan kegagalan”
Fungsi Perencanaan:
• Sebagai dasar penyelesaian masalah
• Sebagai dasar pengambilan keputusan
• Peneyelesaian konflik keputusan vs pelaksanaan
• Sebagai dasar control dan evaluasi

8 LANGKAH PERENCANAAN EFEKTIF


Penjelasan delapan langkah di atas sebagai berikut:
1. PENETAPAN MASALAH
 Langkah terbaik untuk menghindari perencanaan yang tidak efektif adalah dengan memulainya dari mendefinisikan masalah dan sasaran perencanaan.
 Sebuah pernyataan yang jelas tentang maksud dan tujuan mengidentifikasi tujuan antum dan memungkinkan antum untuk mengukur keberhasilan perencanaan.
 Rekam maksud dan tujuan antum dan menjaganya dalam pikiran.

 Pilih masalah yang perlu untuk dipecahkan
Misalnya karena : waktu yang terbatas, masalah tersebut menyangkut kepentingan orang banyak atau organisasi, tim antum lebih berkompeten (orang lain belum mampu untuk memecahkan masalah tersebut) dan sebagainya.

 Sebaiknya jangan memilih masalah yang peluangnya kecil untuk kita pecahkan
 Masalah harus “tergambar” dengan jelas sehingga dapat segera tergambar langkah-langkah yang harus diambil
Sebaiknya menggunakan kalimat Tanya, dengan kata awal BAGAIMANA. Contoh : Bagaimana meningkatkan aktivitas kerja pengurus ?

2. MENETAPKAN TUJUAN
Tujuan ini merupakan cerminan dari pemahaman yang mendalam dan luas dari kecenderungan Antum yang akan mengarahkan usaha Antum kini dan masa depan.
Syarat penetapan tujuan yang baik : SMART - CO
• Spesific :Harus presifik, agar Antum mengetahui apa yang Antum kerjakan
• Measureable :Harus dapat diukur, agar Antum mengetahui bilamana telah mencapainya
• Attainable :Dapat dicapai dengan kemampuan yang ada
• Reliable :Harus realistis, kalau terlalu ukar akan menyebabkan timbulnya kekecewaan dan keputusasaan pada diri Antum.
• Time Limit :Harus mempunyai batas waktu, jika tidak dapat menimbulkan kecenderungan untuk tidak menyelesaikannya
• Challenge :Harus menantang, kalau terlalu mudah Antum akan kurang bergairah untuk mencapainya dan hasilnya tidak menarik
• Output Oriented :Harus menghasilkan sesuatu

Kriteria tujuan sebagai tantangan (Challenge) yang berarti :
1. Mengandung kemungkinan keberhasilan sekaligus mengandung kemungkinan kegagalan
2. Hasil tujuan akan sangat berarti.
3. Mengandung usaha keras untuk mengendalikan diri dalam mencapai tujuan.

3. MENENTUKAN KONDISI OBJEKTIF SAAT INI DAN KONDISI IDEAL YANG HENDAK DICAPAI
 Tentukan kondisi sekarang dan kondisi yang ingin dicapai dikaitkan dengan masalah dan tujuan yang hendak dicapai.
 Kondisi ideal bukan berarti “sesuatu yang tidak bisa kita capai”. Kalau itu namanya “utopia”. Kondisi ideal adalah sesuatu yang realistis dan dapat terwujud apabila syarat-syaratnya terpenuhi.

4. ANALISA SWOT
• S = Strength, yaitu kekuatan dan kemampuan kita dalam hal :
 Sumber daya manusia
 Modal
 Daya tahan, daya adaptasi dengan situasi dan lingkungan operasi
Kita lihat kemampuan kita, contoh : sumber daya anggota yang cakap, uang yang cukup, waktu yang luang, dll
• W = Weakness, yaitu kelemahan atau kekutangan, yang meliputi :
 Hal-hal yang dalam pelaksanaan program dapat menghambat gerak kita dalam mencapai tujuan
 Hal-hal yang tidak dipunyai oleh organisasi, padajhal hal itu penting
Contoh : kurangnya informasi, lantumsan organisasi yang lemah, anggota yang kurang minat, modal tak cukup, dll.
• O = Opportunity, yaitu kesempatan atau peluang yang meliputi hal-hal yang mempercepat proses pencapaian tujuan yang datangnya dari luar.
Contoh : relasi yang banyak, kesempatan, dll
• T = Treatment, yaitu ancaman, hal yang bakal mengganggu jalannya pencapaian tujuan (ancaman, gangguan, hambatan yang datangnya dari luar)
Contoh : peraturan dan birokrasi, persaingan yang tidak sehat, dll
Note:Garis bawahi hal-hal penting yang berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai !
5. MENGELIMINASI HASIL SWOT
 Terhadap hal-hal penting dari kekuatan yang mendukung, tuliskan langkah-langkah untuk meningkatkan dukungan tersebut
 Terhadap hal-hal penting dari kekuatan yang menghambat, tuliskan langkah-langkah untuk mengurangi kekuatan penghambat tersebut

6. OPTIMASI / PEMILIHAN ALTERNATIF
Tentukan langkah yang terbaik untuk memecahkan masalah dikaitkan dengan sumber daya dan dana yang ada.

7. EVALUASI
 Lakukan kaji ulang untuk menilai apakah langkah/tindakan yang akan diambil cocok untuk mencapai tujuan yang dimaksud.
 Urutkan langkah/tindakan tersebut, langkah/tindakan yang tidak perlu dapat dihapuskan.

8. SCHEDULING
Detail langkah diturunkan dalam scheduling/penjadwalan, mencakup waktu, sasaran antara, penanggung jawab.